Під час воєнного стану сільгосппідприємство втратило первинні документи. Що робити?
Документи втрачено на територіях, де ведуться (велися) бойові дії, та тимчасово окупованих ЗФ РФ територіях
Скористатися пільгою ще не можна!
Порядок дій платника податку для цієї ситуації встановлено в п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.
Але на момент підготовки цієї статті скористатися цією нормою поки що не можна. Тому що вона застосовується до документів, втрачених на відповідних територіях. Перелік таких територій мав затвердити КМУ. До сих пір Переліку не затверджено.
Тому встановлена п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ процедура, про яку ми розказуємо далі, застосовуватиметься тільки якщо Перелік затвердять і втрачені документи вважатимуться такими, що знаходилися на таких територіях.
До яких платників застосовується норма п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ
Які провадили діяльність на територіях за Переліком, про який сказано вище, і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.
«Не можуть пред’явити первинні документи» — означає, що первинні документи:
- втрачені чи зіпсовані або
- знаходяться на територіях за Переліком, про який сказано вище, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.
Разом з тим в цій нормі ПКУ зазначено, що втрата документів, що не пов’язана з проведенням на територіях за наведеним вище Переліком, бойових дій, не надає права платнику податків/податковому агенту застосовувати положення цього підпункту.
Тобто, якщо документи втрачено на відповідній території, але така втрата не пов’язана з бойовими діями, норми п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ не застосовуються.
Якщо платник застосував норми цього підпункту, але не мав на те права, він вважається таким, що ухиляється від оподаткування. А, значить, має нести відповідальність в загальному порядку.
Причому обов’язок доведення відсутності підстав для застосування положень цього підпункту покладається на податкову.
Пов’язана втрата з бойовими діями чи ні, на практиці може трактуватися досить суб’єктивно. Що, зрештою, буде причиною непорозумінь між платниками і податковими органами.
Яким чином сільгосппідприємству зафіксувати факт втрати первинних документів чи знаходження їх на відповідних територіях.
Про це в п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ нічого не сказано.
Але особливості фіксації факту втрати документів наведені в п. 6.10 Положення № 88 (Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88).
Спершу підприємство повинне повідомити правоохоронні органи.
Далі призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. По суті це комісія, яка інвентаризуватиме документи. Тому можна сказати, що це інвентаризаційна комісія. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Оскільки втрата документів пов’язана із збройною агресією РФ, на наш погляд, потрібно дотримуватися також норм Порядку № 326 (Порядок визначення шкоди та збитків, завданих Україні внаслідок збройної агресії Російської Федерації, затверджений Постановою КМУ від 20.03.2022 р. № 326).
За цим Порядком визначається розмір нанесеної сільгосппідприємству шкоди. Шкоду визначають і в разі втрати документів.
В пп. 14 п. 2 Порядку № 326 зазначено, що відповідальними за визначення шкоди та збитків в частині підприємств недержавної форми власності є обласні, Київська міська державні адміністрації (на період воєнного стану – військові адміністрації). Шкоду визначають як за вартістю втраченого, знищеного, пошкодженого, так і упущену вигоду. Причому визначення шкоди та збитків здійснюється згідно з Методикою, затвердженою Мінекономіки та Фондом держмайна. Але на момент підготовки цієї статті Методики ще немає.
В п. 4 Порядку № 326 зазначено, що до підготовки проектів методик до оцінки шкоди можуть залучатися представники неурядових організацій, незалежних інформаційно-аналітичних центрів та громадських організацій.
Таким чином, якщо сільгосппідприємство залучатиме представників відповідних організацій, їх доречно увести, за їх згодою, до складу інвентаризаційної комісії.
В п. 6.10 Положення № 88 зазначено, що результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Копія такого акту в 10-денний строк після складання надсилається вищестоящому органу а також територіальному органу податкової служби.
Поряд з цим варто дотримуватися норм п. 8 розд. І Положення № 879 (Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене Наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879) і п. 12 Порядку № 419 (Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419). Там зазначено, що якщо первинні документи та інше майно залишилося на тимчасово окупованій території та/або на території проведення бойових дій в умовах воєнного стану, і у зв’язку з цим немає можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб підприємства до майна, до первинних документів, інвентаризація не проводиться. Провести таку інвентаризацію підприємство зобов’язане станом на перше число місяця, що настає за місяцем, в якому з’явилася можливість доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку.
Тут маємо певну нестиковку між нормами п. 6.10 Положення № 88, яке зобов’язує провести інвентаризацію у разі втрати документів, і нормами п. 8 розд. І Положення № 879 і п. 12 Порядку № 419, в яких зазначено, що інвентаризація проводиться тільки якщо є доступ до місцезнаходження документів.
На наш погляд, потрібно обов’язково виконати норми п. 6.10 Положення № 88 і провести інвентаризацію. Але якщо доступу до місцезнаходження документів немає, комісія про це має і записати в акті, зазначивши, що має бути обов’язково проведена повторна інвентаризація, після поновлення доступу до документів.
Що має зробити платник, який не може пред’явити первинні документи
У довільній формі подати податковій письмове повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, в якому зазначити:
- обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;
- податкові (звітні) періоди;
- загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).
Повідомлення підписується керівником підприємства і головним бухгалтером.
Разом з повідомленням, на наш погляд, потрібно подати копію акта інвентаризаційної комісії, як це передбачено в п. 6.10 Положення № 88. Хоча в п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ про це жодного слова.
Яким чином подавати повідомлення, не уточняється. Очевидно, подати можна через електронний кабінет в розділі «Листування з ДПС».
Поряд з цим податкова може протягом одного місяця з дати отримання повідомлення прийняти рішення про відмову у застосуванні норм п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.
Вмотивоване рішення про відмову податкова видає платнику із зазначенням підстави та доказів такої відмови.
На жаль, в ПКУ не встановлено строк видачі такого рішення. Це може бути підставою для непорозумінь. Приміром, податкова прийняла рішення, але платнику не видала. За буквального розуміння, податкова тут нічого не порушує. А платник, не отримавши рішення, не зможе його оскаржити, про що далі.
Отже, платник може оскаржити рішення податкової про відмову — в адміністративному чи судовому порядку. До винесення остаточного рішення по справі податкова не може піддавати сумніву показники податкової звітності, а також ініціювати проведення будь-якої перевірки платника податків/податкового агента щодо податкових (звітних) періодів, зазначених у відповідному повідомленні.
І в частині оскарження також маємо проблему. Адже згідно з п. 102.9 ПКУ на період дії правового режиму воєнного стану зупиняється перебіг строків, визначених ПКУ, іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених ПКУ.
А процедура оскарження, встановлена ст. 56 ПКУ прив’язана до строків – подачі скарги, прийнятті рішення за нею тощо. Таким чином, якщо перебіг строків зупинено, виконати процедуру оскарження неможливо.
Навіщо подавати повідомлення
Дані та показники податкової звітності платника податків/податкового агента за податкові (звітні) періоди, зазначені у повідомленні, не можуть бути піддані сумніву лише на підставі відсутності первинних документів.
Подане повідомлення є також підставою для збереження:
- витрат (включаючи витрати у зв’язку з придбанням цінних паперів/корпоративних прав);
- від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток (включаючи від’ємний фінансовий результат за операціями з цінними паперами/корпоративними правами);
- податкового кредиту з ПДВ;
- суми від’ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів.
Після подання до податкової повідомлення запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.
Особи, які подали повідомлення, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.
У податкових (звітних) періодах, зазначених у відповідному повідомленні, не може бути переглянуто у бік збільшення суми податкових зобов’язань з податків і зборів, задекларовані в податкових деклараціях за зазначені податкові (звітні) періоди, у бік збільшення суми від’ємного значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, задекларовані в податкових деклараціях/розрахунках за зазначені податкові (звітні) періоди, у бік збільшення суми бюджетного відшкодування податку на додану вартість, заявлені в податкових деклараціях за зазначені звітні періоди.
Що робити, якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення документів з територій за Переліком стане відомо про втрату документів.
Письмове повідомлення подається до податкової повторно, з інформацією про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.
Чи потрібно обов’язково відновлювати документи, щодо яких застосована процедура п. 69.28 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ, якщо так, то в який строк
Зазначеною нормою це не передбачено. Тому, на наш погляд, підприємство може не відновлювати зазначені документи, якщо воно не може цього зробити. Але для уникнення непорозумінь може бути доцільним отримати з цього питання індивідуальну податкову консультацію.
Стандартна процедура у разі втрати первинних документів
Якщо Переліку відповідних територій (див. вище) так і не буде затверджено, та/або якщо сільгосппідприємство здійснює діяльність не на таких територіях, при втраті первинних документів воно має діяти за загальною процедурою, встановленою п. 44.5 ПКУ, п. 6.10 Положення № 88.
Спершу згідно з п. 6.10 Положення № 88 проводиться інвентаризація документів, повідомляються правоохоронні органи. Що і як робити, ми описали вище.
Далі виконуються вимоги п. 44.5 ПКУ.
Повідомлення податкового, митного органу
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 ПКУ (тобто, первинних та інших документів, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань), платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів):
- контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності, та
- контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.
Тут маємо нестиковку з п. 6.10 Положення № 88, де сказано, що копія акту надсилається податковій в 10-денний строк після складання.
На наш погляд, потрібно дотримуватися строку з п. 44.5 ПКУ – 5 днів з дати акту.
Відновлення документів
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
Якщо документи не вдається відновити
У разі не відновлення документів, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому пунктом 44.5 ПКУ, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.
Яка відповідальність передбачена за втрату документів
У частині третій ст. 8 Закону про бухоблік передбачено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку, але не менше ніж три роки, несе власник або уповноважений орган.
Тобто, по суті, відповідальність лежить на керівникові.
Яка відповідальність?
По-перше, штраф на платника податків (сільгосппідприємство) за незабезпечення збереження документів, у розмірі 1020 грн. (див. п. 121.1 ПКУ).
Але якщо незбереження документів сталося внаслідок незалежних від платника обставин, наприклад, ракетного обстрілу тощо, на наш погляд, можна уникнути податкових штрафів згідно з нормами ст. 112 ПКУ. Як сказано в цій статті, фінансова відповідальність настає, якщо особа є винною у вчиненні правопорушення, якщо буде встановлено, що вона мала можливість для дотримання правил та норм, за порушення яких ПКУ передбачена відповідальність, проте не вжила достатніх заходів щодо їх дотримання.
Звісно, що сільгосппідприємство не могло передбачити ракетний обстріл. Тому воно не винне у знищенні документів. А, отже, штраф за п. 121.1 ПКУ, на наш погляд, не повинен застосовуватися.
По-друге, постраждають податкові витрати, відображені на підставі таких документів, від’ємне значення об’єкта оподаткування податком на прибуток, на яке зменшене об’єкт оподаткування податком на прибуток, податковий кредит з ПДВ, суми від’ємного значення ПДВ минулих податкових (звітних) періодів. Внаслідок цього може бути донараховане податкове зобов’язання з різних податків.
Ці наслідки настануть, якщо платник не відновить документи у встановлений строк.
По-третє, якщо збільшиться податкове зобов’язання з податків, можуть бути застосовані фінансові санкції за їх несвоєчасну сплату.
Знову-таки, санкції можуть бути накладені, якщо платник не відновить документи у встановлений строк.
Володимир Бажан, консультант з оподаткування і бухгалтерського обліку
Аби не пропустити найцікавішого, підписуйтесь на наш канал-Telegram
