Як найпростіше і правильно відобразити в бухгалтерському обліку купівлю недорогих розхідників (леміш, лапа культиватора, РВТ, підшипник і т.п.), які замінюються в день придбання? Чи можна їх відразу списати на рахунок 91 по якомусь акту використання, щоб не розводити лишньої писанини (без складського обліку, акту дефектовки, лімітно-забірних карток)?

 

Так, можна відразу списати на рахунок 91 (чи 23, залежно від особливостей обліку кожного конкретного сільгосппідприємства). Але все по-порядку.

Традиційний спосіб списання запчастин

Спершу наведемо академічний, тобто, традиційний спосіб списання запчастин.


Він описаний в Інструкції № 291 (Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена Наказом Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291), в П(С)БО 9 «Запаси», Методрекомендаціях № 2 (Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені Наказом Мінфіну від 10.11.2007 р. № 2), Методрекомендаціях № 929 (Методичні рекомендації щодо застосування спеціалізованих форм первинних документів з обліку виробничих запасів в сільськогосподарських підприємствах, затверджені Наказом Мінагрополітики від 21.12.2007 р. № 929).

Запасні частини належать до складу запасів сільгосппідприємства і обліковуються на субрахунку 207 «Запасні частини» (див. Інструкцію № 291, п. 1.3 Методрекомендацій № 2). Це означає, що до їх обліку висуваються такі самі вимоги, як і до інших запасів, що передбачено П(С)БО 9 «Запаси», наприклад, особливості формування первісної вартості, метод оцінки вибуття запасів тощо.

Стосовно формування первісної вартості. Наприклад, до первісної вартості запасів, придбаних за плату, включаються в тому числі транспортно-заготівельні витрати (ТЗВ), які можуть включатися як безпосередньо до первісної вартості придбаних запасів, так і обліковуватися на окремому субрахунку (див. п. 9 П(С)БО 9 «Запаси»).

NB: Тобто, запчастини придбали і могли понести витрати на їх транспортування від продавця до місця використання на сільгосппідприємстві покупцеві. То ж ці витрати на транспортування слід або безпосередньо включити до первісної вартості придбаних і доставлених запчастин, або відобразити їх на окремому субрахунку обліку ТЗВ.

Наприклад, якщо придбали запчастини на 20 тис. грн, без урахування ПДВ і доставили їх власним автомобілем, собівартість перевезення яким склала 1,5 тис. грн (обліковується на рахунку 91), то облікувати такі ТЗВ можна одним з двох способів:

  • Додати собівартість перевезення до первісної вартості запчастин. Відтак бухгалтерські записи будуть — Дт 207 Кт 631 — 20 000 грн; Дт 207 Кт 91 — 1 500 грн. Після чого собівартість запчастин становитиме 21 500 грн;
  • Облікувати вартість перевезення на окремому рахунку для обліку ТЗВ, наприклад, 2072 тощо. А запчастини будуть обліковуватися, приміром, на субрахунку 2071.

Відмінність обліку за цими двома варіантами полягає у відмінності методики списання ТЗВ. У разі застосування першого способу ТЗВ у вартості запасів списується одним бухгалтерським записом на підставі документів на списання: Дт 23 (91) Кт 207 — 21 500 грн.



У разі застосування другого варіанта окремо списується вартість запчастин: Дт 23 (91) Кт 207 — 20 000 грн. І окремо на підставі окремого розрахунку, який може оформлятися бухгалтером у вигляді бухгалтерської довідки, списуються ТЗВ. Причому належна до списання сума ТЗВ розраховується за формулою.

Наприклад, на початок місяця на балансі сільгосппідприємства обліковувалися ТЗВ на суму 3 000 грн і запчастини на суму 40 000 грн. Протягом місяця ТЗВ склали 2 000 грн і придбано запчастин на 20 000 грн. Цього ж місяця списано на витрати запчастин на суму 20 000 грн.

У поточному місяці потрібно списати ТЗВ на суму 2 000 грн. [(3 000 + 2 000) : (30 000 + 20 000) х 20 000]. Ця сума ТЗВ списується на ті самі бухгалтерські рахунки, що і вартість запчастин. Наприклад, якщо запчастини списані на рахунок 91, то і ТЗВ списується на рахунок 91.

NB: Обраний сільгосппідприємством метод обліку ТЗВ визначається в наказі про облікову політику.

Тепер щодо методу оцінки вибуття запасів. Відповідно до п. 16 П(С)БО 9 «Запаси» передбачено п’ять методів. Який з них сільгосппідприємство використовує для оцінки вибуття запчастин, слід визначити в наказі про облікову політику сільгосппідприємства.

Наприклад, якщо обрали метод середньозваженої собівартості, то на витрати слід списувати не ту вартість, яка зазначена в якійсь конкретній накладній, а списувати суму середньозваженої собівартості. Приміром, на початок місяця на балансі сільгосппідприємства обліковується 5 шт. запчастин одного найменування на суму 3 000 грн. В поточному місяця придбали 9 шт. таких самих запчастин на суму 5 000 грн. Протягом місяця списали 8 шт. Середньозважена собівартість, яку слід буде списати на витрати складе 4 571,43 грн. [(3 000 + 5 000) : (5 + 9) х 8].

Особливості документування описані в Методрекомендаціях № 929.

Спершу встановлюють поломку, визначаючи дефекти деталей, вузлів, які підлягають заміні або реставрації. Це робить інженер-механік, який на кожну машину складає Відомість дефектів на ремонт машини (форма № ВЗСГ-6, згідно з додатком 6 до Методрекомендацій № 929). Але в тих самих Методрекомендаціях № 929 зазначено, що Відомість дефектів може і не складатися. Натомість керівником затверджується кошторис на ремонт і технічне обслуговування машин.

На підставі Відомості дефектів чи Кошторису складається Лімітно-забірна картка на отримання запасних частин (форма № ВЗСГ-2, згідно з додатком 2 до Методрекомендацій № 929). На підставі цієї картки запчастини видають зі складу у підзвіт відповідальної особи, яка відповідатиме за здійснення ремонту — механіку, водієві тощо. Після встановлення запчастин вони списуються на витрати на підставі цієї самої Відомості дефектів, або на підставі Акта виконаних робіт довільної форми.

Кілька слів про зняті з сільгосптехніки запчастини, які вийшли з ладу. Якщо з них планується отримати якийсь зиск, наприклад, здати на металобрухт чи після ремонту, відновлення знову встановити на сільгосптехніку, такі запчастини слід оприбуткувати на балансі. Оформити оприбуткування можна Накладною (внутрігосподарського призначення) (сільгоспоблік, форма № ВЗСГ-8, за формою додатка 8 до Методрекомендацій № 929). Оприбуткування здійснюється за чистою вартістю реалізації або в оцінці можливого їх використання, яка може бути визначена виходячи з вартості подібних запасів при наявності їх на балансі сільгосппідприємства, з урахуванням ступеня їх придатності до експлуатації (див. п. 2.12 Методрекомендацій № 2): Дт 207 Кт 719. Чиста вартість реалізації запасів – очікувана ціна реалізації запасів  в умовах звичайної діяльності за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію (див. п. 4 П(С)БО 9 «Запаси»). У разі відновлення, ремонту знятих з сільгосптехніки запчастин витрати на такий ремонт збільшують первісну вартість таких запчастин (п. 2.12 Методрекомендацій № 2).



Ми в цілому описали процедуру традиційного способу списання запчастин. Ця процедура досить громіздка, незручна і не завжди підходить для використання на практиці. Причому така процедура списання не є обов’язковою. Адже встановлена вона в першу чергу Методрекомендаціями, які є всього-на-всього рекомендаціями. Сільгосппідприємство може встановити інший спосіб списання запчастин, який вважає для себе доречнішим.

Експрес-списання запчастин

Цей метод також застосовується на практиці. Доречний він у разі, якщо запчастини придбаваються відповідальною особою сільгосппідприємства (наприклад, механіком, який і відповідає за встановлення і списання відповідної запчастини), і минаючи склад відразу передаються для встановлення на сільгосптехніку. В такому разі факт списання можна зафіксувати на самій накладній (ТТН, акті тощо), за якою придбали запчастину. Наприклад, на накладній механік напише, що зазначені у накладній запчастини встановлені на таку-то сільгосптехніку. Поставить свій підпис, напише посаду, прізвище, поставить дату встановлення.

NB: Слід також взяти до уваги, що розпорядником майна на сільгосппідприємстві є керівник. Тому за загальним правилом керівник повинен затвердити подібне списання. Тобто, на такій накладній має бути також запис керівника: «Затверджую», підпис, посада, прізвище, дата. Але право списання запчастин керівник може доручити відповідальній особі, наприклад, механіку. Оформити таке доручення і такий порядок списання доречно наказом по сільгосппідприємству.

Накладна на придбання із зазначенням відмітки про списання передається до бухгалтерії сільгосппідприємства і є підставою як для оприбуткування, так і для списання зазначених у ній запчастин.

Постає питання: а якими нормами обґрунтувати саме такий варіант списання?

Беремо Закон про бухоблік (Закон України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні») і в статті 1 читаємо, що господарська операція — дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства. А первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію. Причому підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).

У нас яка господарська операція (дія, подія)? Придбання запчастини і без її оприбуткування на складі відразу встановлення на сільгосптехніку. То ж саме таку операцію (так звану господарську картинку) ми і повинні зафіксувати документально. Оскільки встановленого нормативними документами форми документа саме для такої операції немає, сільгосппідприємство встановлює власний порядок — оформлення як придбання, так і списання одним документом — накладною на придбання.

А зняту з сільгосптехніки запчастину, яка вийшла з ладу, якщо планується її подальше використання на підприємстві, прибуткують окремо в такому самому порядку, як і при традиційному способі (див. вище).

Операцію ми оформили і накладну передали в бухгалтерію.

Як відобразити її в бухгалтерському обліку?

По-перше, ми рекомендуємо на підставі такої накладної відобразити транзитом оприбуткування на складі і списання на витрати: Дт 207 Кт 631 і відразу Дт 23 (91) Кт 207. Потрібно це для того, щоб зафіксувати в обліку господарську операцію придбання саме запчастин. Бо якщо відразу списати на витрати (Дт 23, 91 Кт 631), при подальшому аналізі бухгалтерських даних буде плутанина з приводу класифікації такої операції. Її можуть сплутати з операцією з придбання послуг. Але якщо для конкретного сільгосппідприємства такі тонкощі не критичні, то воно може відображати одним записом: Дт 23 (91) Кт 631.


По-друге, не слід забувати про метод оцінки вибуття запасів. Списання запчастин за вартістю відповідно до накладної відповідатиме методу ідентифікованої собівартості. Якщо нашим сільгосппідприємством в наказі про облікову політику обрано саме такий метод оцінки, питань не виникає. Але якщо обрано інший метод, наприклад, середньозваженої собівартості, то потрібно окремо аналізувати, чи немає таких самих запчастин на балансі у залишках на початок місяця. Якщо є, то списувати доведеться не ту вартість, яка зазначена у накладній, а середньозважену собівартість таких запчастин. Як вона розраховується, сказано вище.

По-третє, не слід забувати про необхідність додаткового списання ТЗВ, пов’язаних зі списаними запчастинами. ТЗВ списуються подібно до наведеного вище.

Олександр Золотухін,
консультант з оподаткування
і бухгалтерського обліку