Аграрний бізнес вважається одним з найконсервативніших, коли йдеться про впровадження технологій чи, навіть, лише про зміну підходу до організації виробничого процесу. Однак тенденції останніх років спростовують цей стереотип, дедалі більше агрокомпаній переходять на бік цифровізації виробничих процесів та електронного документообігу. Навіть, більше – останні декілька років аграрії очолюють перелік сфер, в яких активно впроваджується діджиталізований підхід: на зустрічі, присвяченій темі фармменеджменту та електронного документообігу, яку організував Ageek, директорка та керуюча партнерка проєкту “Документ Онлайн” (в якому розробили систему електронного обігу документів) Анна Муляр зазначила, що саме підприємці з агросфери останні 3 роки найбільш активні у автоматизації документообігу і проявляють найвищу серед підприємців усіх галузей зацікавленість у впровадженні інших цифрових технології.

Чи (чим) лякає електронний документообіг?

Однак стверджувати, що галузь повністю відкрита до діджиталізації не можна. Все ще існує чимало страхів, упереджень, недорозумінь і непорозумінь, які стримують фермерів від того, аби відмовитися від паперових документів і старих методів організації роботи. За словами Анни Муляр, основними опонентами цифровізованих змін найчастіше є “кінцевий споживач”, тобто той працівник, який безпосередньо виконує конкретну роботу, наприклад, формує накладну.

— Якщо ж мова про юридичний документообіг, то недовіра до електронних систем найчастіше виходить від бухгалтерії та юридичного відділу, — зазначила пані Муляр. — Я не можу сказати, що страх цих людей необґрунтований, адже саме вони відповідальні за рішення у документах, тому перспектива передати частковий контроль над ними електронній системі їх і лякає.

На думку Анни, суттєвий вплив на зміну такої ситуації може мати загальнонаціональна інформаційна кампанія про безпечність та актуальність електронного документообігу, адже люди розуміють всі переваги роботи у такому форматі, більшість вміє користуватися цифровими технологіями хоча б на базому рівні, але представників комерційних компаній, які пропонують продукти для ведення електронної документації сприймають як зацікавлених осіб, тому і до їхніх аргументів ставляться упереджено. Якби ж періодично виходили роз’яснення від податкової, від судів, від центральних та місцевих органів влади щодо безпечності електронного обігу документів їхні страхи зменшувалися б.

Що стримує цифровізацію української агросфери?

Попри те, що Закон про електронні документи та електронний документообіг в Україні прийняли ще у 2003 році, на повну потужність він не запрацював і досі. Можливо, зокрема, й через відсутність якісної комунікації на загальнодержавному рівні. Можливо, тому, що на час прийняття закону в Україні не було ще достатньої технічної бази для якісного електронного документування. Або через довгу відсутність конкретних продуктів та рішень або через невміння їх презентувати. Скоріш за все, всі ці та ще багато інших чинників сукупно вплинули на нинішню ситуацію, але за 18 років контекст змінився і сьогодні на ринку є і технології, і техніка, і продукти, і рішення. Поступово з’являється і розуміння їхньої потрібності.

— Я не знаю жодної компанії, яка би повернулася до паперових документів, після того, як спробували електронний обіг, — сказала Анна Муляр.

Варто зазначити, що не остання роль у швидкості цифровізації українських підприємств, аграрних зокрема, належить компаніям, які пропонують інструменти для цього. Не достатньо лише створити продукт, не достатньо, навіть, його якось продати – потрібен супровід і не стільки технічний, як інформаційний, потрібні гнучкість і змога адаптувати продукт до конкретних потреб. Генеральна директорка компанії AgriChain Наталія Богачева підтвердила цю думку і зазначила, що варто пропонувати не стільки програмне рішення, як ідеологію ведення діяльності. До слова, AgriChain займається розробкою програмних продуктів для менеджменту на фермах, як зазначають у компанії, для того, щоб операційній діяльності не було безладу.

Де особливо актуальні системи фармменеджементу?

— У нашому продукті ми намагаємося врахувати усі напрямки управління агропідприємством, щоб скрізь “вирівняти” безлад. І зазвичай ми починаємо з головного активу — земельного банку, — розповіла пані Наталія. — На сьогодні це найбільш ризикова зона, особливо, беручи до уваги відкриття земельного ринку. Часто агровиробники не мають комплексного бачення щодо управління землею, не мають одного місця, в якому сконсолідовані усі служби, усі проєкти, реєстри, договори тощо. Саме тому ми почали розробку свого продукту із земельного модуля, щоб робота з головним активом була сконцентрована  в одному місці і до неї мали доступ усі залучені фахівці в будь-який момент часу — чи то в офісі через комп’ютер, чи то віддалено, користуючись смартфоном.

Зазначимо, що 2020 рік допоміг багатьом підприємствам таки дійти до цифровізації своєї діяльності. Агросектор повного коронавірусного локдауну не зазнав, сільськогосподарські роботи виконувалися, але все ж в офісних працівників виникла гостра необхідність не просто якісно організувати віддалену роботу, а й узгодити її з іншими працівниками. Програмні рішення для фармменеджменту виявилися дуже актуальними в цьому випадку.

Читайте також: інтерв’ю з Наталею Богачевою “Діджитал: панацея для агробізнесу?”

Паралельно у нас відбувається відкриття земельного ринку це теж простимулювало виробників впорядкувати “земельні дані”, якими оперує підприємство, щоб отримати якісну аналітику і зробити правильні висновки. До прикладу, за словами Наталії Богачової, з початком роботи у системі фармменеджменту, у чималої кількості агропідприємств формально у користуванні виявляються ділянки, які де-факто не використовуються чи то заліснені, чи то з неефективними ґрунтами, чи то незручно розташовані, чи з багатьох інших причин.

Коли інформація про земельний банк розкидана різними відділами, то побачити загальну картину практично неможливо одна служба має інформацію про кількість і розташування ділянок, інша про їх стан і використання, ще інша курує роботу з пайовиками і т.д. Немає системності, концентрації і загального бачення, натомість часто є недоцільні витрати. Це лише найпростіший і спрощений приклад земельного безладу, насправді їх чимало.

— Наступна, після земельної, царина, в якій аграріям варто позбутися безладу — це операційні процеси, тобто  виробничий цикл, тобто взаємодія усіх виробничих служб, — зазначила Наталія Богачева. — Ми рекомендуємо провести аудит усіх виробничих процесів, побудувати, розподілити ролі учасників і служб у цих процесах і налаштувати їх в системі. Власне саме тому наш продукт ми зробили таким собі гнучким конструктором, який можна скласти під процес клієнта. Це важливо — саме електронна система повинна адаптовуватися до процесів, а не навпаки. В ідеалі, все обладнання, яке агровиробник в різні часи придбав (GPS-навігатори, метеостанції, системи моніторингу посівів тощо), і дані з нього, має стати частиною процесів.

З чого починати діджиталізовуватися?

Перед тим, як впроваджувати на підприємстві систему фармменеджменту і електронного документообігу, варто розуміти, що ці інструменти, попри своєчасність, зручність та актуальність, не є чарівними паличками, які варто тільки впровадити і всі процеси ефективно та продуктивно вибудуються. Починати варто з самих процесів. Їх слід прописати, формалізувати, створити базову концепцію того, як повинні співпрацювати усі служби, задіяні в процесі і тоді вже автоматизовувати. Автоматизація як така не вибудує системи, програмні рішення повинні накладатися на виробничу модель, щоб робити її зручною та ефективною, бо, як зазначила Анна Муляр, автоматизація хаосу до порядку не призводить.

Компанії, які пропонують електронні рішення для фармменеджменту і документообігу, можуть надавати експертизу та консалтинг щодо процесів виробництва. І компанії, які якісно працюють, повинні це робити, а не лише продавати програмний продукт, проте загальне бачення процесів має виходити з господарства. На сьогодні в Україні немає універсального кейсу, який підійде усім господарства дуже різні.

NB: Навіть два підприємства, які вирощують однакові продукти і мають однакову кількість землі в обробітку, можуть потребувати різної моделі взаємодії між службами через територіальне розташування, віддаленість ділянок одна від одної і від офісу, кількості персоналу та багато інших особливостей. Тому варто розуміти і формалізувати свої процеси та обирати гнучкий програмний продукт, який можна адаптувати під конкретні умови.

Економія повинна бути економною або чому вигідно цифровізовуватися?

Є очевидні фінансові переваги від впровадження електронних систем: економія на папері, на обслуговуванні принтерів та іншого обладнання, на переїздах, а отже паливі та амортизації транспорту, адже зникає необхідність щодня видруковувати усі документи і возити їх між підрозділами для ознайомлення/підписання все в одному місці і з доступністю у два-три кліки.

Наталія Богачева розповіла, що один з клієнтів AgriChain після першого року користування електронною системою фармменеджменту зекономив 400 тис. грн лише на паливі і переїздах, обробляючи 10 тисяч гектарів землі. При великих масштабах ця сума може бути значно більшою.

Також є випадки, коли цифровізація виробничих процесів і документообігу дає змогу економити завдяки скороченню штату, наприклад, обліковців, бухгалтерів. З’являється змога працювати з висококваліфікованими людьми і відпадає потреба платити заробітну плату тим, хто просто заповнює паперові носії і складає їх у стопки для зберігання. У кваліфікованого персоналу вивільняється більше часу для прийняття виважених рішень, для обдумування і оптимізації своєї роботи, адже величезна частина механічних справ, які займають половину робочого час переходить “в обов’язки” програмного забезпечення.

Наводячи приклад реального кейсу, Анна Муляр розповіла, що одному з клієнтів “Документ Онлайн” вдаєть щорічно економити понад 207 млн грн сукупно. На цьому підприємстві підрахували не тільки фізичні витрати (папір, паливо, розхідні матеріали тощо), а й щоденні часові затрати на пошук потрібних документів, на обробку та організацію документів, виявивши, що рутинна праця з організації документообігу займає близько 80% часу, який тепер працівники використовують значно ефективніше.

Економія та вивільнення часу кваліфікованих працівників для потрібнішої роботи, яка в перспективі дасть вищий прибуток це основна перевага переходу до світу цифрових документів. З’являється більше часу і простору для оптимізації. До того ж, закриття операцій відбувається швидше і якісніше, мінімузується ймовірність помилки через людський фактор та збільшується швидкість прийняття якісних рішень.

Наталія Кузьо

Аби не пропустити найцікавішого, підписуйтесь на наш канал-Telegram